Отправка электронного письма может быть сложным процессом. Если вы отправляете деловое сообщение, вам нужно быть максимально уважительным; отправка одного учителю вашего ребенка требует искренности, а один член семьи может быть настолько непринужденным, насколько вам хотелось бы во многих случаях.
Идеальное электронное письмо означает, что ваш контент краток и по существу, что облегчает его чтение. Ваша подпись должна отражать это, но также и передавать вашу точку зрения. Независимо от того, выражаете ли вы благодарность или ожидаете ответа, мы сначала рассмотрим идеальные профессиональные подписи по электронной почте.
Профессиональные подписи по электронной почте
Как указывалось ранее, тип подписи, которую вы включаете в свое электронное письмо, зависит от того, кому вы его отправляете. Важно помнить о своей аудитории при отправке любой формы письменного сообщения. Итак, без лишних слов, вот несколько подписей, которые вы можете включить в свои профессиональные электронные письма.
«Я с нетерпением жду вестей от вас в ближайшее время!»
Эта подпись электронной почты позволяет получателю узнать, что вы ожидаете ответа. Будь то резюме или рекламное предложение, ответ другого человека является вежливым, и включение этого в ваше электронное письмо означает, что вы ожидаете ответа. Вы также можете изменить его, сказав: «Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами дальше».
«Ваше драгоценное время очень ценится»
Если ваш получатель на работе, скорее всего, у него мало времени, и он получает много писем. Включение этой подписи — один из способов выразить искреннюю благодарность, которая требует вежливого ответа.
"Теплые пожелания!"
Теплые пожелания — отличный способ закончить электронное письмо, потому что это вежливо и профессионально. Некоторым может показаться, что это немного старомодно, но это просто и по существу, что идеально подходит для электронных писем.
Подписи по электронной почте, которых следует избегать
Некоторые из них приемлемы при определенных обстоятельствах, но большинство из них не рекомендуются для официальных или профессиональных электронных писем.
1. Спасибо
«Спасибо» и варианты по касательной («еще раз спасибо», «спасибо!», «большое спасибо» и т. д.) кажутся немного неискренними. Мало того, что все мы читаем электронные письма с саркастическим тоном в голове, но если вы отправляете электронное письмо, чтобы попросить кого-то о чем-то, а не искренне поблагодарить, это немного неприятно. Лучше выразить искреннюю благодарность.
2. Искренне
Хотя вас, возможно, учили заканчивать письмо — и, следовательно, электронное письмо — словом «искренне», просто не делайте этого. Если вы начинаете свое электронное письмо с «Уважаемый», вы можете закончить его «искренне», но в противном случае избегайте — даже в некоторых официальных заявлениях.
Если вам нравится «С уважением» за его классический профессионализм, попробуйте вместо него «Тепло». Последний немного менее формален и кажется, что вы прикладываете немного больше усилий к своей переписке.
3. … скоро
«Поговорим скорее», «поговорим с вами поскорее» или даже «поскорее» — одалживание чего-либо «скоро» обычно обязывает вас снова поговорить с этим человеком. Эта подпись подходит, если вы собираетесь отправить последующее электронное письмо или встретиться с кем-то лично; Менее хорошо, если у вас нет никакого намерения тратить время на то, чтобы поговорить с ними снова. Небрежный ответ может показаться неискренним.
Вместо этого вы можете попробовать «Спасибо за ваше драгоценное время», если вы не хотите брать на себя обязательство отвечать. Если вы снова будете общаться с получателем, попробуйте что-то более искреннее, например: «Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами дальше».
4. Ваше имя
Завершение электронного письма простой подписью считается довольно холодным и резким. Если это не окончательный ответ на электронное письмо, в котором вы ответили на вопрос и получили ответ, этот не передаст никакого сообщения, кроме «Я закончил с вами разговаривать». Так что лучше не оставлять только свои подпись.
Если вы ищете простой, но прямой и уважительный способ сообщить кому-то, что вы хотели бы прекратить разговор, попробуйте: «Было приятно».
5. Ваш инициал (ы)
Подписывать свои инициалы или первый инициал немного дружелюбнее, чем писать свое полное имя, но все равно так же резко. Это также оставляет людей в относительном неведении относительно того, кто вы, поэтому на самом деле лучше всего использовать его, только если вы разговариваете с кем-то, кого вы уже достаточно хорошо знаете.
6. Ничего
Удивительно, но завершать письмо вообще ничем — это абсолютно нормально, но вы не можете сделать это в своем первом письме. Всегда сначала заканчивайте свое электронное письмо, и по мере того, как все больше писем будет отправлено в быстрой последовательности, вы можете отказаться от формальностей.
7. С уважением
Жесткий и устаревший. Используйте его только в том случае, если вы отправляете электронное письмо государственному чиновнику или кому-то из духовенства, поскольку в этой ситуации стандарт ближе к слову «с уважением».
8. ХХ [Поцелуи]
Если это не член семьи или близкий друг, вам не следует этого делать. Некоторые случайные рабочие отношения считают это приемлемым, но на самом деле это только то, что вы делаете с кем-то, кого вы уже знаете. Не сваливайте это на кого-то ни с того ни с сего; это жутко.
9. Лучший
Этот ответ, наряду с «всего наилучшего» и «наилучших пожеланий», является относительно безопасным окончанием, если вы вежливы, но неформальны. Чем больше слов вы добавляете, например, «наилучшие пожелания» или «всего наилучшего», тем более формальным становится настроение. Некоторым кажется, что «лучший» и его варианты могут быть слишком экспансивными, но по большей части это должно вам подойти.
10. Ваш
«Ваш» и его варианты («с уважением», «с уважением» и т. д.) находятся на более формальном конце спектра. Как и в случае с «лучшим», чем больше слов вы добавляете, тем более формальным оно становится. Однако у слова «ваш» есть еще одно осложнение: многие задаются вопросом, что именно вы предлагаете, когда говорите «с уважением» и «с уважением» указывают на что-то невероятно формальное, например, на предстоящую свадьбу. предложение. Избегать.
11. "Ваш друг"
Это может разделить многих людей. Это слишком формально и для некоторых звучит близко к «искреннему». Тем не менее, некоторые считают это сносным, как правило, молодое поколение, поскольку мы дружим с большинством наших коллег. Мы не рекомендуем отправлять «Ваш друг» коллеге постарше или тому, кто занимает руководящую должность.
12. Спасибо!
Это не только непрофессионально, но и без грамматики. В зависимости от вашего получателя это может быть совершенно нормально (например, если это последнее электронное письмо вашей команде ИТ-поддержки после того, как они исправили вашу проблему). Но это не совсем профессионально или искренне.
13. Мы очень ценим ваш ответ.
Хотя поначалу это может показаться искренним отказом от электронной почты, это также может быть воспринято как самонадеянное. Хотя вы можете захотеть выразить благодарность и ожидание ответа, «Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время» немного менее пассивно-агрессивно.
14. Ваше здоровье
Только действительно приемлемо, если вы британец; в противном случае это кажется немного снисходительным. То же самое можно сказать и о «та», но обычно предпочтительным ответом является «ура». приятно непринужденный и — для нас, британцев — вполне приемлемый вместо «спасибо» и более формального электронного письма подписи.
15. Как всегда
Обычно предпочтительным способом окончания электронного письма является «как всегда». Это может быть не идеальное завершение для первоначального контакта, но оно отлично подходит для ответа кому-то, с кем вы часто разговариваете по электронной почте. Он не несет никаких ожиданий или коннотаций. Это просто вы подписываетесь как вы.
Однако некоторые более молодые зрители могут не понимать, что «как всегда» обычно означает «всегда твой». Таким образом, эта подпись может показаться устаревшей и вызвать недопонимание.
Часто задаваемые вопросы
Бывают случаи, когда идеальное электронное письмо может существенно повлиять на ваш следующий шаг в жизни. Вот еще несколько вопросов о подписи электронной почты, которые помогут вам отправлять идеальные электронные письма.
Действительно ли подписка по электронной почте имеет большое значение?
Важность выхода зависит от контекста, в котором вы отправляете электронное письмо. Если вы отправляете заметку по электронной почте коллеге или какие-то классные заметки однокласснику, это, вероятно, не такая уж большая проблема. Однако неправильный выход из электронной почты может привести к неправильному сообщению. Например, если вы отправляете «Да, спасибо» кому-то, кто пытается вам помочь, это может показаться ехидным или саркастическим.
К сожалению, в текстовых сообщениях отсутствует контекст, а это означает, что ваш получатель может легко понять неправильную идею. Итак, будьте осторожны с тем, как ваш читатель воспримет сообщение, которое вы отправляете, потому что, да, ваш читатель, скорее всего, увидит вашу подпись.
Должен ли я добавить подпись?
Абсолютно! Указав свое имя, контактную информацию и название компании, получателю будет намного проще ответить вам в будущем. Не говоря уже о том, что подпись широко распространена как символ того, кто понимает, как работает электронная почта.
Какой выход я должен использовать?
Когда вы понимаете, что ваша подпись просто завершает сообщение, становится немного легче выбрать, какой из них подходит.
Например, рекламное предложение и электронное письмо об интервью требуют ответа. Но вы хотите быть дружелюбным и профессиональным. Подпись типа TTYL просто не годится, потому что это непрофессионально, а «Всегда твой» может быть жутким и чрезмерно дружелюбным. В этом типе общения полезно выразить благодарность получателю за потраченное время и сообщить ему, что вы с нетерпением ждете ответа от него.
Если вы отправляете электронное письмо кому-то из высокопоставленных лиц (с кем у вас не было бы разговоров о кулерах с водой), профессионализм является ключевым фактором. Здесь уместно «С уважением», «С уважением» или «С уважением».
Электронные письма вашим начальникам и коллегам могут быть немного сложными. Во-первых, вы не хотите отправлять какие-либо письменные сообщения, которые могут привести к звонку в отдел кадров. Во-вторых, вы не должны быть слишком формальными или слишком расслабленными. Самый безопасный вариант для этих отношений — «спасибо за ваше время» или «пожалуйста, свяжитесь со мной для дальнейших вопросов».
Какова цель электронной подписи?
Коммуникация на основе текстовых сообщений сложна. Без жестов, тона и интонации сообщения могут показаться слишком резкими или неясными. Электронная подпись завершает ваше сообщение и гарантирует, что ваше сообщение будет передано правильно. Ваше завершение должно отражать тон вашего сообщения.
Единственный раз, когда вы должны воздержаться от добавления подписи, — это строка электронных писем. Например, если вы отправляете электронные письма одному и тому же получателю в ходе продолжающегося разговора, добавление «С уважением» или «С уважением» каждый раз может показаться раздражающим или даже снисходительным.
Не переусердствуйте
Если вы когда-либо читали и перечитывали важное электронное письмо перед его отправкой, этот раздел относится к вам.
Конечно, естественно учитывать, кому вы отправляете электронное письмо и почему. Если это коммерческое электронное письмо, лучше оставить положительное подтверждение, которое также побуждает к ответу. Здесь идеально подходит что-то вроде «Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами дальше». Но эта фраза не будет хорошо работать, например, в электронном письме с соболезнованиями.
Хотя отправлять важное электронное письмо может быть пугающе, большинство людей обычно просматривают свои электронные письма и не будут слишком осуждать вас за то, что вы подписались.
